مدیریت زمان چیست و راهکارهای مدیریت زمان کدامند؟
مدیریت زمان چیست؟ سوالی است که هر فرد حداقل یک بار در زندگی خود به دنبال پاسخ آن بوده است. در این مقاله سعی داریم پاسخ دقیقی به این سؤال در اختیار شما قرار دهیم. برای درک بهتر معنای مدیریت زمان باید دانست تفاوت میان استراتژیها، تکنیکها و مهارتهای مدیریت زمان چیست و چگونه میتوان با به کارگیری آنها در زندگی روزمره و شغل خود موفقتر عمل کرد. با آکادمی هوش مصنوعی همراه باشید.
در این مقاله یاد خواهید گرفت که:
- مدیریت زمان چیست؟
- چرا مدیریت زمان مهم است؟
- استراتژی مدیریت زمان چیست؟
- برترین تکنیکهای مدیریت زمان کدام هستند؟
- مهارتهای مدیریت زمان چیست؟
- مهمترین مهارتها و روشهای مدیریت زمان چیست؟
- چالشهای مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان سیستمی است که به شما این قابلیت را میدهد که قبل از شروع انجام کارهای شخصی یا حرفهای خود به خوبی پیشبینی کنید که دقیقا چه میزان زمان برای انجام کارهای خود نیاز دارید و به چه روشی میخواهید روز خود را صرف آنها کنید.
شاید قبلاً این حس را تجربه کرده باشید که در پایان یک روز سخت و پرمشغله بهره لازم را از ۲۴ ساعتی که در روز در اختیار شما بوده نبردهاید. برای غلبه بر این حس و استفاده بهینه از تک تک ساعات و دقایق روز خود لازم است به مدیریت زمان به عنوان مهارتی ضروری برای زندگی نگاه کنید.
برای شروع، شما باید وظایف و فعالیتهای خود را بر اساس اولویت و فوریت آنها مرتب کنید و زمان مورد نیاز برای انجام هر کدام را تخمین بزنید. سپس، برنامهریزی روزانه یا هفتگی خود را ایجاد کنید و زمانبندی دقیقی برای هر کدام از وظایف خود قرار دهید. در نهایت، از یک سیستم یادآوری استفاده کنید تا به شما کمک کند در زمان مناسب به وظایف خود بپردازید.
با مدیریت زمان موفق، شما میتوانید بهترین استفاده ممکن را از زمان خود بکنید و بهترین نتایج را از کارهای خود ببینید. همچنین، این مهارت میتواند به شما کمک کند تا تعادل بهتری در زندگی خود داشته باشید و به طور کلی، زندگی بهتر و پربارتری داشته باشید.
تصور کنید در پایان روز احساس خوشایندی دارید که نتیجه انجام به موقع تمام کارها و وظایفتان در زمان درست است. برای در دست داشتن ابزار مدیریت زمان باید بدانید کدام کار و یا وظیفه شما اولویت بالاتری دارد و چگونه باید هر کدام را بر اساس درجه اهمیت، تکنیکها و روشهایی که در ادامه درباره آنها بیشتر توضیح خواهیم داد دستهبندی کنید.
چرا مدیریت زمان مهم است؟
مدیریت زمان موثر میتواند به شما در تصمیمگیری بهتر درباره چگونگی صرف زمان، اولویتبندی فعالیتهایتان و این که در چه زمانی چه کاری را انجام دهید، کمک کند. توانایی درک کامل این موضوع که مدیریت زمان چیست میتواند به شما در انجام بیشتر کارها در کمترین زمان کمک کرده و بهبود بهرهوری شما را در کار افزایش دهد.
شما میتوانید میزان سطح استرس روزانه خود را از طریق استفاده هوشمندانه از زمان، دوری از به تعویق انداختن کارها، اجتناب از دست دادن مهلتها کاهش داده و از نتایج بهتری بهرهمند شوید. همچنین، مدیریت زمان مؤثر به شما کمک میکند که با تخصیص زمان کافی به کارهای خود، به اهداف خود برسید. با تعیین اولویتهای واضح و تمرکز بر کارهای مهمتر، میتوانید به سمت دستاوردهای خود پیشرفت کنید و به موقع آنها را به دست آورید و احساس ناامیدی ناشی از کمبود زمان را از خود دور کنید.
یکی دیگر از جنبههای مهم مدیریت زمان این است که به شما کمک میکند تا تعادل بهتری در زندگی کاری و شخصی خود برقرار کنید. با تعیین اولویتها و مدیریت زمان بهتر، میتوانید لذت بسیاری از انجام تعهدات شخصی و حرفهای خود ببرید. بنابراین، یادگیری مهارتهای مدیریت زمان میتواند به شما در افزایش بهرهوری، بهبود کیفیت زندگی و دستیابی به موفقیت بیشتر در همه جنبههای زندگی کمک کند.
استراتژی مدیریت زمان چیست؟
استراتژی یا راهبرد مدیریت زمان، برنامهای کلی برای مدیریت درست و مؤثر زمان است. استراتژی مدیریت زمان میتواند مانند یک قطبنما تکنیک مدیریت زمان مشخص و مهارت لازم برای اجرای درست آن را در اختیار شما قرار دهد.
برای طراحی یک استراتژی مدیریت زمان موفق باید براساس مهارتهایی که دارید تکنیک مدیریت زمان مناسب خود را انتخاب کنید و یا بر اساس تکنیکی که در انجام آن مسلط هستید، مهارتهای همسو با آن را بیاموزید. در ادامه این مقاله تکنیکها و مهارتهای مدیریت زمان را با جزئیات در اختیار شما قرار دادهایم.
تکنیکهای مدیریت زمان
تکنیکهای مدیریت زمان روشهای خاصی هستند که با استفاده از آنها در برنامه روزانه خود میتوانید نتایج بهتری دریافت کنید. بیشتر تکنیکهای مدیریت زمان توانستهاند به خوبی عمل کنند اما باید توجه داشت که نمیتوان انتظار داشت این تکنیکها برای همه افراد مناسب باشند.
همانطور که شخصیت هر انسان منحصر به فرد است، میزان موفقیت یک تکنیک برای هر فرد یکسان نیست. در نتیجه برای پیدا کردن تکنیک مناسب خود باید به ویژگیهای فردی و نیازهای خود توجه کنید تا تکنیک درستی را برای مدیریت زمان خود انتخاب کنید.
روش مدیریت زمان - تکنیک Pomodoro
برای امتحان کردن روش پومودورو، میتوانید به موارد زیر عمل کنید:
- کاری را که میخواهید به پایان برسانید، انتخاب کنید.
- یک تایمر ۲۵ دقیقهای را تنظیم کنید. میتوانید از یک شمارشگر آنلاین یا تلفن همراه خود استفاده کنید.
- تا زمانی که زنگ به صدا درآید، کارکنید.
- پس از پایان دوره ۲۵ دقیقهای، یک استراحت ۵ دقیقهای داشته باشید.
- پس از چهارمین دوره پومودورو، یک استراحت بلندتر به مدت ۲۵ تا ۳۰ دقیقه داشته باشید.
- این روند را تکرار کنید تا کار شما به پایان برسد یا تا زمانی که فکر میکنید در طول روز به اندازه کافی کار کردهاید.
روش مدیریت کردن زمان - تکنیک Eisenhower Matrix
این تکنیک بر اولویتبندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریتها تمرکز دارد. برای استفاده از ماتریس ایزنهاور، مراحل زیر را انجام دهید:
- ابتدا چهار بخش را با توجه به اهمیت و فوریت با عنوان «مهم و فوری»، «مهم ولی غیرفوری»، «غیرمهم و فوری»، و «غیرمهم و غیرفوری» ایجاد کنید.
- سپس وظایف خود را بر اساس این پارامترها در آن چهار بخش قرار دهید.
- در انجام کارهای مهم و فوری، باید فوراً عمل کنید. وظایف مهم ولی غیرفوری باید در آینده برنامهریزی شوند. وظایف غیرمهم و فوری باید واگذار شوند و در نهایت وظایف غیرمهم و غیرفوری باید حذف شوند.
تکنیک مدیریت زمان - تکنیک Parkinson’s Law
در واقع این قانون به زبان ساده به معنای این است که هر مقدار زمانی که برای انجام یک کار مشخص اختصاص دهید، دقیقا همان میزان زمان را برای انجام آن کار استفاده خواهید کرد.
در این راستا، بهترین راه برای بهرهبرداری از این قانون، کارهای خود را در قالب کارهای کوتاه و با بازههای زمانی مشخص شده انجام دهید. اعمال محدودیت زمانی برای انجام کارها میتواند باعث افزایش بهرهوری شما شود.
مدیریت زمان کانبان - تکنیک Kanban
با استفاده از این تکنیک، شما میتوانید وظایف خود را با انتقال آنها از یک مرحله به مرحله بعدی مدیریت کنید. برای استفاده از تکنیک مدیریت زمان کانبان در روتین روزانه خود، شما میتوانید از هر ابزاری مانند نرمافزارهای برنامهریزی، تخته سفید، چندین برگه چسبان و یا یک قطعه کاغذ ساده استفاده کنید. سپس مراحل لازم برای پایان دادن به یک پروژه خاص را مشخص کنید و برای هر مرحله ستونی در نظر بگیرید با عناوین:
- کارهای ناتمام و انباشته شده
- کارهایی که باید انجام شود
- کارهای در حال انجام شدن
- کارهای انجام شده
روش مدیریت زمان - تکنیک GTD
روش Getting Things Done (GTG) به عنوان یکی از موفقترین تکنیکهای مدیریت زمان شناخته میشود. اصلیترین نکته این روش، این است که در ابتدا ذهن خود را از تمام وظایف، پروژهها، و مسئولیتهای کاری یا زندگی پاکسازی کنید و سپس برای اتمام آنها، مراحل خاصی را طی کنید. این مراحل به شرح زیر است:
- ثبت :
نوشتن همه وظایفی که میخواهید انجام دهید.
- توضیح :
درباره هر کدام از وظایف، تصمیمی بگیرید؛ آیا باید انجام داده شود؟ نباید انجام داده شود؟ یا این که باید به سایر اعضای تیم واگذار شود؟
- سازماندهی :
دسته بندی کردن وظایف مختلف و قرار دادن هر وظیفه در دسته مربوط به خودش، به عنوان مثال کار، خانه و غیره…
- بررسی :
تمرکز بر بررسی وظایف و تعیین زمان انجام آنها.
- اجرا :
بعد از انجام تمامی مراحل قبلی، وقت آن است که شروع به کار کنید.
روش مدیریت زمان - تکنیک Time Blocking
تکنیک مدیریت زمان تایم بلاکینگ بر تقسیم روز به بازههای کوچکتر زمانی یا بلاکهای زمانی تمرکز دارد. برای انجام این تکنیک باید:
- ۲۴ ساعت روز را به بخشهای کوچکتر یا بلاکهای زمانی تقسیم کنید.
- زمان مورد نیاز برای انجام وظایف روزمره خود را برآورد کنید و آنها را در بلاکهای زمانی قرار دهید.
- برای هر بلاک زمانی مدت خاصی تعیین شده نشده است و به نوع فعالیت یا وظیفهای که انجام میدهید بستگی دارد.
به عنوان مثال، میتوانید برای مسواک زدن یک بلاک زمانی ۳ دقیقهای و برای انجام وظیفه خاصی مرتبط با کار بلاکی ۳۰ دقیقهای اختصاص دهید.
روش کنترل زمان - تکنیک Pickle Jar
روش مدیریت زمان شیشه ترشی، برای افرادی که در تجسم قوی هستند، روش بسیار خوبی است. برای شروع با شما باید یک تصویر از بطری شیشهای پر شده با شن، سنگهای کوچک و بزرگ تصور کنید. شن در پایین و سنگها در بالای بطری قرار دارند. همه چیز در این تکنیک نشان دهنده بخشی از برنامه روزانه شماست:
شن نماد هر چیزی است که میتواند شما را از انجام کارهای روزانه بازدارد. از شبکههای اجتماعی گرفته تا تماسهای ناخواسته. سنگهای کوچک، وظایف یا تعهداتی هستند که برای انجام آنها مهلت زمانی زیادی وجود دارد یا میتوان آنها را به دیگران واگذار کرد.
سنگهای بزرگ، مهمترین وظایف روزانه شما هستند و باید ابتدا انجام شوند. برای موفقیت در این روش، شما باید تلاش کنید تا همه کارها و تعهدات روزانه خود را به این ۳ دستهبندی تقسیم کنید.
مدیریت کردن زمان - تکنیک Eat That Frog
به زبان ساده، تکنیک Eat That Frog بر پایه اولویتبندی و انجام کارهای سخت و دشوار در ابتدای روز تمرکز دارد. دلیل آن این است که پس از انجام این کارها، هر تعهد کاری دیگری در مقایسه آسان خواهد بود.
تکنیک Timeboxing
تکنیک مدیریت زمان با جعبه زمانی، به تقسیم روز شما به چندین جعبه زمانی و تخصیص وظایف خاص به هر جعبه زمانی میپردازد. در این روش، مهمترین تفاوت با تکنیک مدیریت زمان با بلوکهای زمانی این است که تکنیک جعبه زمانی بیشتر بر محدود کردن زمانی که صرف هر وظیفه میشود تمرکز دارد و هدف آن بهبود کارآیی شماست.
مدیریت زمان کار عمیق - تکنیک Deep Work
برای پیادهسازی موفقیت آمیز تکنیک مدیریت زمان کار عمیق، باید:
- یک برنامه زمانبندی ایجاد کنید و در طول روز وقت کافی برای انجام کارهای عمیق خود اختصاص دهید. در این بازه، فقط باید بر روی مهمترین فعالیتها یا کارها تمرکز کنید و سعی کنید هرگونه عامل حواسپرتی را حذف کنید
- سعی کنید در زمانی از روز که انرژی شما به حداکثر میرسد، مهمترین وظایف خود را انجام دهید.
- پس از انجام کارهای عمیق، اطمینان حاصل کنید که برای انجام کارهای کماهمیت (مانند پاسخ به ایمیلهای غیرضروری) به اندازه کافی زمان دارید.
تکنیک ABCDE
دسته A برای مهمترین کارهای روزانه، دسته B برای کارهای مهم اما با اهمیت کمتر نسبت به گروه A، دسته C برای فعالیتهایی که خوب است انجام شوند، دسته D برای کارهایی است که میتوان به دیگران واگذار کرد و دسته E برای کارهایی است که اصلا نیازی به انجام آنها نیست.
تکنیک RPM
تکنیک مدیریت زمان RPM یا Rapid Planning Method، به افراد کمک میکند که ابتدا موفقیت خود را تصور کنند و سپس برای دستیابی به آن عمل کنند، این تکنیک به شرح زیر است:
- R به معنی نتیجه گرایی
- P به معنی هدف محور
- M به معنی برنامه جامع عملکرد
برای موفقیت در استفاده از این تکنیک باید بر دستیابی به هدف خود تمرکز کنید، مهمترین وظایف خود را انجام دهید و بهترین راه برای انجام کارهای خود را شناسایی کنید.
روش مدیریت زمان اسمارت - تکنیک SMART
روش SMART یکی دیگر از تکنیکهایی است که برای کمک به شما در انجام وظایف مربوط به کار یا زندگی طراحی شده است. این تکنیک بر تعیین و ایجاد روشی برای اندازهگیری بهرهوری و بهبود آن تمرکز دارد. مراحل روش SMART به شرح زیر است:
- باید اهداف خود را به صورت دقیق تعریف کنید.
- بهترین روش برای رسیدن به یک هدف خاص، اندازهگیری پیشرفت آن است.
- اهداف باید اهداف قابل دستیابی و واقعگرایانه باشند.
- هدف باید با وظایف، پروژهها، فعالیتها یا برنامههای بلند مدت شما هماهنگ باشد.
- برای رسیدن به اهداف باید محدوده زمانی مشخصی تعیین شود.
تکنیک POSEC
این روش مدیریت زمان از طریق طی پنج مرحله زیر قابل اجرا است:
- تعیین اولویت همه چیز از وظایف مرتبط با کار گرفته تا اهداف زندگی و برنامههای بلندمدت.
- سازماندهی کارها در دسته بندی های مختلف و برنامه ریزی برای انجام آنها.
- بهینه سازی فرآیند کار و وظایف مربوط به زندگی خود به طوری که هر چیزی را که از آن لذت نمیبرید اما به هر دلیلی باید انجام دهید، کمترین زمان ممکن را برای آن صرف کنید.
- روی زمان کارهایی که از آنها لذت میبرید، صرفه جویی کنید.
- به پیشرفت محیط خود کمک کرده و تلاش کنید در آن بهبودی ایجاد کنید.
تکنیک Biological Prime Time
روش مدیریت زمان Biological Prime Time سعی دارد براساس حقایق واقعی، زیستی و علمی عمل کند. این روش بر مبنای تعیین زمانی است که سطح انرژی شما در بالاترین حد قرار دارد. پس از آن، مهمترین وظایف در آن بازه زمانی برنامهریزی و انجام میشود. برای استفاده موفق از این تکنیک مدیریت زمان باید زمانی که سطح انرژی، تمرکز و بهرهوری شما در بالاترین حد است، پیدا کنید و در آن زمان به مهمترین کارهای خود بپردازید.
تکنیک Pareto Analysis
اصلیترین ایده در تکنیک پارِتو این است که فقط ۲۰ درصد از تصمیماتی که میگیریم، در واقع مسئول ۸۰ درصد از نتایجی هستند که دریافت میکنیم. روشهای سادهای برای انجام تکنیک مدیریت زمان پارتو وجود دارد که به طور مثال شامل موارد زیر میشود:
- فهرستی از مشکلاتی که شما یا تیم شما با آنها مواجه هستید و میخواهید آنها را حل کنید، بسازید.
- سعی کنید علت اصلی هر یک از مشکلات را تعیین کنید. مشکلات میتوانند دارای چندین علت باشند، بنابراین خود را محدود به اختصاص تنها یک علت برای هر یک از مشکلات نکنید.
- براساس تاثیرات منفی آنها، امتیازهای جداگانهای به مشکلات اختصاص دهید. هرچه تاثیر منفی بیشتر باشد، امتیاز اختصاص داده شده باید بیشتر است.
- مشکلات را به گروههایی تقسیم کنید. به عنوان مثال، شما میتوانید مشکلاتی که دارای یک علت اصلی مشترک هستند را در یک گروه قرار دهید. نحوه انجام این کار یکسان نیست. مشکلات را به هر نحوی که نیازهای شما را بهتر تأمین میکند دستهبندی کنید.
تکنیک ۵ - ۳ - ۱
روش مدیریت زمان ۵ – ۳ – ۱ یک روش سازنده و جالب برای مدیریت وظایف روزانه است. برای استفاده از این روش میتوانید به صورت زیر عمل کنید:
- تمامی وظایف روزانه خود را به سه دسته بزرگ، متوسط و کوچک تقسیم کنید.
- اگر بیش از یک وظیفه بزرگ داشتید، آنها را بر اساس اهمیت رتبهبندی کرده و ابتدا به انجام کاری که رتبه بالاتری دارد، بپردازید.
- ابتدا با یک وظیفه بزرگ شروع کنید مرحله بعد، انجام ۳ وظیفه متوسط است. در نهایت، زمان انجام ۵ وظیفه کوچک فرا رسیده است.
مهمترین مهارت ها و روش های مدیریت زمان چیست؟
در مدیریت بهتر زمان، داشتن مهارت های زیر ضروری هستند:
- حفظ نظم :
محیط کار خود را خلوت و مرتب کنید.
- یادگیری اولویت بندی :
روش های اصولی اولویت بندی را یاد بگیرید.
- رعایت انضباط و پایبندی به زمان بندی :
به برنامه خود متعهد باشید.
- پذیرفتن مسئولیت کار :
ایرادات برنامه ریزی خود را شناسایی و آنها را رفع کنید.
- استفاده از مهارت نه گفتن :
به کارهایی که در انجام آنها شک دارید نه بگویید.
- افزایش تمرکز :
از روش های اصولی افزایش تمرکز استفاده کنید.
- رعایت اصول منطق :
برنامه زمانی خود را بر اساس واقعیت طراحی کنید.
مهمترین چالشهای مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان مانند هر روش دیگری با چالشهایی روبرو است که اکثر آنها به ویژگیهای شخصی هر فرد بستگی دارد. ممکن است فرد بسته به روحیه و نحوه عملکرد ذهنی خود حتی با تسلط بر تکنیکها و روشهای مختلف مدیریت زمان قادر نباشد روز خود را به خوبی مدیریت کند. پس میتوان گفت عواملی همچون عدم کنترل شخص بر خود، داشتن عادت غلط به تعویق انداختن کارها، کمبود انگیزه، انجام همزمان چند کار، حجم بالای کارهای محول شده، و محیط کار غیراستاندارد در موفقیت مدیریت زمان تأثیر دارند.
دوره آموزش مدیریت زمان
دوره مدیریت زمان آکادمی هوش مصنوعی برای کمک به شما در یادگیری عملی استراتژیهای موثر برای مدیریت زمان طراحی شده است. شما یاد خواهید گرفت که چگونه وظایف را اولویت بندی کنید، اهداف قابل دستیابی را تعیین کنید و عوامل حواس پرتی را از خودتان دور کنید. مدرس دوره، امیرحسین قربان حسینی از ابتدا تا انتهای دوره قدم به قدم همراه شماست و به سوالات شما پاسخ میدهد تا اطمینان حاصل شود که شما به خوبی میتوانید زمان خود را مدیریت کرده و به هدفتان برسید.
من بین تنبلی و اهمال کاری موندم، نمیدونم تنبلم یا اهمال کار 🙁
سلام و خسته نباشید، سایتی برای اینکه ساعات خواب و بیداریمون رو محاسبه کنه میشناسید؟ ممنونم
درود و ارادت سارا عزیز
برای این سوال شما سایت زیر به کارتون میاد
https://sleepytime.cc/
ممنونم از همراهیت
سایت خیلی خوبی داری 🙂
دوره مدیریت زمان و برنامه ریزی بصورت آفلاین ندارید؟؟؟
درود و ارادت پردیس عزیز
دوره های مدیریت زمان و برنامه ریزی بصورت آنلاین و زنده برگزار میشه تا شرکت کننده های تاثیرپذیری بهتری از دوره داشته باشند
ممنونم از همراهیت
من دوره مدیریت زمان رو شرکت کردم و به همه پیشنهاد میکنم